Prosedyrebeskrivelser

3. Planlegge og gjennomføre aktiviteter

 

 

 

3 a) Seminarer

 

Januar/Februar

Dato for seminarer fastsettes i forbindelse med at styret vedtar kursplan og årsplan for påfølgende studieår. 

Styret

 

Etter gjennomført seminar  

Seminarledere og moderatorer for neste seminar kontaktes, og mottar arbeidskontrakt, rollebeskrivelse, beskrivelse av opplæringstilbudet og kursplan straks de har bekreftet deltakelse. 

HK-dir

 

Tre måneder før seminaret 

Institusjonene får informasjon om seminaret og påmelding åpnes. 

HK-dir

 

Tre måneder før seminaret 

Institusjonene informerer egne stipendiater og organiserer intern påmelding.

Institusjonene

 

Tre måneder før seminaret

Seminarledere og moderatorer inviteres til møte, der fjorårets evaluering gjennomgås og videre kvalitetsutvikling diskuteres. I etterkant av møtet leverer seminarledere forslag til forberedende oppgave og tilleggslitteratur. 

HK-dir

 

To måneder før seminaret 

Påmeldingsfristen utløper. Institusjonene sender samlet påmelding av stipendiater til HK-dir. 

Institusjonene

 

To måneder før seminaret

Påmeldte stipendiater mottar informasjon om arbeidskrav og innleveringsfrister.

HK-dir

 

To uker før seminaret

Innleveringsfrist for materiale fra stipendiatane. 

Stipendiatene

 

To uker før seminaret

Stipendiatenes innsende bidrag deles med alle seminarets deltakere (lukket nettside). Seminarledere setter opp grupper, og stipendiatene informeres om gruppeinndeling.

HK-dir

 

To uker etter seminaret

Evaluering er gjennomført.

HK-dir

 

 

 

3 b) Artistic Research Forum (ARF)

 

Januar/Februar

Dato for Artistic Research Forum (ARF) fastsettes i forbindelse med at styret vedtar kursplan og årshjul for påfølgende studieår.

Styret

 

Januar/Februar

Arrangementene for påfølgende studieår opprettes på hkdir.no.

HK-dir

 

Fem måneder før ARF

Institusjonene får oversikt over stipendiatenes status for presentasjon og dektakelse på ARF, og informasjon om frist for påmelding til presentasjon og tilhørende arbeidskrav.

HK-dir

 

Fem måneder før ARF

Institusjonene informerer egne stipendiater og organiserer intern påmelding.

Institusjonene

 

Fire måneder før ARF

Påmeldingsfristen utløper. Institusjonene sender samlet påmelding av stipendiater til HK-dir. 

Institusjonene

 

Tre måneder før ARF

Programmet publiseres, påmeldingen åpnes og invitasjon sendes ut.

HK-dir

 

Tre måneder før ARF

Moderatorer rekrutteres

HK-dir

 

To måneder før ARF

Stipendiatene mottatt informasjon om arbeidskrav og innleveringsfrister.

HK-dir

 

En måned før ARF

Moderatorene får oversendt oversikt over hvem de skal moderere.

HK-dir

 

En måned før ARF

Frist for å levere presentasjonsabstrakt til konferansenettsiden.

Stipendiatene

 

To uker før ARF

Påmeldingsfrist for deltakere.

HK-dir

 

Arrangementsdato

ARF gjennomføres.

HK-dir

Vertsinstitusjonen

 

To uker etter ARF

Evaluering er gjennomført.

HK-dir

 

 

 

 

3 f) Styremøter

 

Tre uker før møtet

Det utvikles utkast til saksliste, som sendes styreleder. 

HK-dir

 

To uker før møtet

 

Frist for å sende innspill til sakslisten. Innspill sendes styreleder, med styrets sekretær (HK-dir) på kopi. 

 

Styret

 

To uker før møtet

 

Styreleder og sekretær (HK-dir) møtes ved behov for å gjennomgå saksliste og diskutere sakspapirer. 

 

HK-dir

Styret ved leder

 

Ti dager før møtet

 

Saksliste og -papirer ferdigstilles og sendes styreleder, som melder tilbake dersom noe skal endres. 

 

HK-dir

Styret ved leder

 

En uke før møtet

 

Saksliste og -papirer ferdigstilles og sendes styret. 

 

HK-dir

 

Møte

 

Møtet gjennomføres, ledet av styreleder, og med bidrag etter behov fra HK-dir. 

 

Styret

HK-dir

 

En uke etter møtet

 

Referat er ferdigstilt og sendt styret til gjennomlesning.  

 

HK-dir

 

To uker etter møtet

 

Merknader til referatet er sendt styrets sekretær (HK-dir). Referatet legges frem for formell godkjenning i påfølgende styremøte. 

 

Styret